Le minacce alla sicurezza dei dati sui salari sono ormai all’ordine del giorno. Le reti aziendali possono essere attaccate in qualsiasi momento, dall’esterno dell’organizzazione, ma anche dall’interno. Alcuni rischi, tuttavia, possono anche derivare da errori di gestione. Quando si svolge un servizio di payroll, la riservatezza è una priorità. Si ha a che fare con conti bancari, indirizzi di residenza e domicilio, numeri di previdenza sociale e tutta una serie di informazioni personali che non possono essere compromesse. E’ dunque necessario mettere in atto una serie di misure che garantiscano la sicurezza dei dati aziendali e dei dipendenti.

Rafforzare la tua strategia di difesa in azienda significa due cose, prima di tutto: sostenere l’utilizzo di protocolli tecnologici e somministrare una corretta formazione al personale che si occupa della gestione paghe.

Payroll: suggerimenti utili

Di seguito, i nostri consigli per aiutarti ad ottimizzare il servizio di amministrazione del personale.

• Perfezionare le procedure di sicurezza per i dipendenti. Al fine di proteggere la tua azienda da violazioni della sicurezza dei dati delle paghe, è importante puntare sulla formazione. Tutto lo staff deve conoscere il corretto utilizzo del sistema di gestione dei dati. E’ necessario fare controlli regolari sulle procedure, in modo tale da evitare anche che certe abitudini possano causare un abuso del sistema, esponendo il reparto a potenziali minacce. La formazione dei dipendenti sugli aggiornamenti inerenti al servizio payroll dovrebbe essere una parte obbligatoria del piano di training interno, nella tua impresa.
• Applicare aggiornamenti tempestivi al sistema di gestione paghe. Tecnologicamente parlando, utilizzare una versione precedente del software installato, significa lasciare lacune nella memorizzazione e nel recupero dei dati. Fornendo, di fatto, la possibilità di agire facilmente a potenziali minacce. Pertanto, utilizza sempre i sistemi più recenti, optando per aggiornamenti costanti e automatici.
• Applicare delle misure di sicurezza sulla posta elettronica e sui servizi in modalità mobile. Molte minacce ai sistemi gestionali aziendali arrivano dagli allegati nelle e-mail o dagli accessi da mobile. Includi nel servizio un sistema di criptaggio, assicurandoti che i tuoi dipendenti ne conoscano il perfetto funzionamento.
• Aggiornare periodicamente le credenziali d’accesso. Gli utenti che accedono al sistema dovrebbero aggiornare la propria password regolarmente. A tal fine, è consigliabile istituire una politica che comprenda l’invio periodico di promemoria.
• Applicare la separazione delle funzioni. Il servizio payroll dovrebbe essere affidato a più persone. Creando diverse schede nel sistema, per lo svolgimento di compiti differenti, può aiutare a tenere lontane le minacce.
• Evitare frodi controllando la stampa dei documenti. Scegliere di includere nel tuo sistema di gestione paghe alcune funzionalità online, permetterà un recupero più agevole e sicuro di tutti i dati memorizzati. Evitare di stampare ingenti quantità di dati significa ridurre al minimo, ad esempio, il rischio di furto o smarrimento di assegni.

Outsourcing: i servizi del Gruppo La Meridiana

L’esternalizzazione del servizio payroll è certamente una soluzione efficace per dare maggiore attenzione al cammino della tua impresa e ai tuoi dipendenti.

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