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Cos’é il payroll e perché esternalizzarlo?

Cosa si nasconde dietro al misterioso termine payroll? In un mondo del lavoro dominato dagli anglicismi, il payroll altro non è che l’elaborazione delle buste paga dei dipendenti di un’azienda e tutte le attività ad esso correlate. Qualcosa di apparentemente semplice nel passato, quando non si navigava a vista in una giungla di tipologie contrattuali.

Oggi gestire il payroll di un’azienda, soprattutto nel nostro paese, non è cosa da poco. Anche perché occuparsi del payroll non significa solamente presentare un foglio pieno di cifre ai propri dipendenti ogni ventisette del mese e lottare con il conteggio degli straordinari, ma far fronte a una serie di operazioni che spesso necessitano di un forte livello di specializzazione. Esternalizzare queste attività può diventare una strategia vincente per l’impresa. Ma quali sono le attività che rientrano nella grande macroarea del payroll?

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1. L’elaborazione delle buste paga

Sebbene non sia l’unica attività legata al payroll, è pur sempre la principale. Oggi l’attività di elaborazione dei cedolini e delle buste paga è spesso supportata da ottimi prodotti informatici in grado di semplificare questo lavoro complicato e a volte spinoso. Si tratta di software complessi che si avvalgono di database che consentono di stampare cedolini in pdf, conformi alla normativa vigente del Libro Unico del Lavoro.

Un buon software non è però sufficiente se non è supportato da esperti del settore in grado di far fruttare al meglio le potenzialità dei programmi informatici e capaci di riconoscere i casi eccezionali da trattare individualmente con perizia e attenzione.

2. La gestione delle presenze e delle assenze

Soprattutto in determinati settori, una funzionale gestione delle presenze e delle assenze diventa fondamentale. Questo tema, infatti, può diventare notevolmente problematico nel caso di imprese e aziende con numerosi dipendenti che lavorano su turni, senza orari fissi e giorni di lavoro costanti. Nella maggior parte delle aziende e in particolar modo nella pubblica amministrazione, il problema viene risolto con sistemi di timbratura e rilevazione presenze.

Oggi però sempre più spesso il classico “cartellino” viene sostituito con card magnetiche più funzionali che inviano le informazioni in tempo reale a software grazie ai quali è possibile generare report ed estrarre dati subito trasferibili su programmi diversi (Excel, Access ecc.) Questi software permettono una facile gestione anche di imprese con più sedi o filiali.

3. Ferie e trasferte

Un altro ramo del payroll è costituito dalla gestione delle ferie. In un’azienda con numerosi lavoratorii diventa complicato assegnare le ferie ai propri dipendenti, soprattutto nei periodi dell’anno notoriamente più richiesti ( vacanze estive, festività natalizie e pasquali) e soprattutto nei contesti aziendali che prevedono un’attività costante e continuativa per cinquantadue settimane l’anno. Anche in questo caso, esistono dei programmi informatici in grado di organizzare ferie e trasferte nel modo più preciso e funzionale possibile.

Ciò non toglie che in una questione così delicata e a volte personale, l’apporto umano di un esperto del settore può essere fondamentale. Vogliamo privare il signor Rossi delle ferie per il matrimonio della figlia o al signor Bianchi di trascorrere le vacanze di Natale con il cugino di ritorno dall’America?

Perché esternalizzare il payroll?

Numerosi sono in vantaggi che un payroll esternalizzato può garantire a un’azienda.
Secondo il principio generale dell’outsourcing, l’esternalizzazione di determinate attività garantisce una maggior attenzione e un maggior investimento di tempo e risorse verso il proprio core-business.

Inoltre, nel caso specifico, l’esternalizzazione del payroll è sinonimo di maggiore attenzione verso i propri dipendenti: l’outsourcing dei servizi di elaborazione paghe, gestione ferie, turni, trasferte, porta contestualmente ad un aumento della precisione e della rapidità di queste attività, ad una riduzione del numero dei reclami e delle lamentele da parte dei dipendenti, con un netto miglioramento del clima di lavoro e della produttività.

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