Secondo recenti ricerche, il mercato dei software per il project management crescerà costantemente anche per il 2020. Rendendolo un canale di entrate di 1 miliardo di dollari, a livello mondiale. Poiché le aziende continuano ad adottare sistemi online per generare ricavi, si cercano soluzioni di ottimizzazione scalabili e agili per creare una robusta infrastruttura operativa.

Il maggior vantaggio dei prodotti informatici dedicati al project management è che essi riducono i tempi operativi. E consentono ai titolari di imprese di concentrarsi sulla funzione fondamentale del modello di business scelto. I moderni strumenti per la pianificazione di progetti, la gestione delle attività, la gestione dei flussi di lavoro e il reporting avanzato, migliorano anche la collaborazione e la comunicazione nel team. Tuttavia, nonostante le grosse potenzialità di un software per il project management, molti sono gli errori di utilizzo che posso portare le aziende a sprecare questo tipo di risorsa.

Project Management: come sfruttare appieno le nuove tecnologie

Mancanza di obiettivi chiari e di parametri di riferimento

I prodotti di cui parliamo offrono tante soluzioni che possono essere difficili da far funzionare senza chiari obiettivi. Ciò che occorre fare è scavare a fondo. Per trovare gli strumenti più adatti per la tua nicchia. Il nostro consiglio è quello di iscriversi ad una versione di prova di alcuni prodotti in modo da poter trovare quello che funziona meglio per il tuo business. Per trovare lo strumento migliore esso dovrebbe soddisfare la cosiddetta regola DUMB (Doable, Understandable, Manageable, Beneficial). Ovvero dovrebbe essere realizzabile, Comprensibile, Gestibile e Vantaggioso.

Mancanza di formazione sull’utilizzo del software

È un errore aspettarsi che i membri del team imparino a utilizzare un software di project management da soli. Non tutti sono dotati di competenze tecnologiche. Mentre questi prodotti di solito necessitano di esercitazioni approfondite. Occorre aiutare l’utente a capire come funziona la piattaforma. E’ consigliabile eseguire corsi di formazione per assicurarsi che ogni membro sia consapevole del suo ruolo nel CMS. E su come tenere traccia dei propri compiti e come il software funzioni nel suo complesso. La formazione è fondamentale quando il prodotto viene utilizzato per il marketing e la vendita. Una pipeline di vendita coinvolge fattori quali il mantenimento di contatti aggiornati, la gestione dell’output di posta elettronica, la negoziazione del cliente, la conversione e la consegna. La formazione riduce la possibilità di errori quando ci sono tante parti in movimento.

Mancanza di priorità verso il progetto

Per le imprese, gestire più progetti eseguiti contemporaneamente non è sempre facile. Spesso, i membri del team possono essere impegnati in un progetto a bassa priorità e i progetti più importanti vengono ritardati. Un CRM di gestione del progetto può consentire all’amministratore di assegnare priorità ai progetti in modo evidente a tutta l’organizzazione.

Per dare priorità ai progetti è consigliabile semplificare il flusso di lavoro con componenti più piccoli. È come avere diversi reparti sul Cloud, accessibili da tutti i membri del team con le autorizzazioni appropriate. Ricorda di dare priorità ai progetti, sempre.

Bassa performance dei dipendenti

Anche se l’utilizzo di uno strumento di project management ha senso sia per i dipendenti interni che per quelli remoti, esiste un dilemma inerente al reporting delle prestazioni. La mancanza di chiarezza nel depositare i rapporti sul rendimento o non sapere chi è la persona giusta per la gestione del software, può creare problemi. Un’impresa dovrebbe riconoscere, valutare e premiare la produttività dei dipendenti. Si può risolvere questo problema utilizzando strumenti di monitoraggio anche da remoto. Attraverso il monitoraggio del tempo incorporato, ad esempio, è possibile quantificare il numero di ore trascorse in un progetto. È possibile anche misurare il numero di compiti completati in un mese . O tracciare le pietre miliari in fase di realizzazione. Creare una scala di prestazioni all’inizio di ogni mese e sincronizzare le prestazioni può facilitare di molto il lavoro di gestione e di analisi.

Mancanza di comunicazione

La comunicazione efficace è al centro di ogni buon progetto aziendale. Trascorrere giorni senza comunicare con i membri del team o con i clienti è dannoso per l’azienda. I membri del team che utilizzano un CRM di project management non dovrebbero sentirsi isolati solo perché utilizzano un sistema aziendale basato su cloud. Le linee guida semplici del progetto come le recensioni disponibili, i check-in regolari e la comunicazione, aiuteranno tutti a sentirsi  motivati ​​e coinvolti quotidianamente.