Ogni giorno siamo bersagliati da tantissimi input ed è sempre più difficile mantenere la concentrazione, soprattutto in ambito lavorativo. Provate a pensare a quante volte siete stati interrotti mentre lavoravate da chiamate, nuove mail, notifiche provenienti dai vari social network, messaggi e nuove richieste urgenti. Con lo smartworking, questa problematica può essere addirittura amplificata

Il declino del multitasking?

Se fino a poco tempo fa il cosiddetto multitasking, cioè la capacità di occuparsi di più cose nello stesso momento, era celebrato ed auspicato, oggi ci sono sempre più studi che lo ritengono inefficace e anche dannoso.

Infatti, alla luce di questi studi, il nostro cervello non risulta essere multitasking, ossia non è possibile pensare ed eseguire simultaneamente due o più attività in modo corretto e soddisfacente. Quello che realmente facciamo è lo switching (cioè passare da un’attività ad un’altra), però pensando e sviluppando un’azione alla volta.
Questo può portare a confusione, poca concentrazione, qualità del lavoro bassa.

Come organizzare il tempo in 4 passi

Se il multitasking è quindi dispersivo e costoso sia in termini di tempo che di benessere psicologico, ecco che ci viene in aiuto il cosiddetto chunking.
Niente paura, la parola può essere strana, ma il suo significato non è per niente complesso. In poche parole, significa suddividere la giornata lavorativa in frammenti (chunk= pezzo) o blocchi di attività raggruppate. In questo modo sarà possibile focalizzarsi per un determinato lasso di tempo solo su specifiche attività, ottenendo quindi il raggiungimento di una maggiore produttività.

Nella pratica, ecco 4 step da seguire per la gestione del tempo:

1. Individuare le attività da svolgere, distinguendo quelle prioritarie da quelle meno urgenti (es: riunione, elaborazione di una strategia, revisioni di contratti in scadenza) e quelle di routine (es: controllo delle e-mail, chiamate).
2. Calcolare il tempo di cui si ha bisogno per eseguire queste attività in assenza di interruzioni.
3. Controllare l’agenda e individuare gli intervalli temporali adatti per le attività da svolgere, componendo così una vera pianificazione del lavoro.
4. Lavorare senza distrazioni, seguendo la pianificazione. Al termine del chunk si può comunque decidere se continuare o completare l’attività in un secondo momento.

Più gestione pianificata del tempo, più produttività

Chiaramente questa metodologia non è fissa e intoccabile, essa può venire modificata se sorgono nuove necessità. L’importante è attenersi il più possibile ad un programma, in modo da autodisciplinarsi ed essere più produttivi.

A tal proposito, si è calcolato che se si è in “modalità” multitasking (o meglio switching), il tempo necessario al cervello per resettarsi e per concentrarsi su un altro compito è di circa 20 minuti.
Se invece pianifichiamo il nostro tempo si possono evitare questi bruschi cambiamenti di direzione, guadagnandone in performance (e serenità).

Come fornitori di servizi di servizi in outsourcing, la gestione del tempo non è solo un obiettivo, ma anche un vero e proprio valore aziendale che ci permette di supportare i nostri clienti a 360°. Parliamo insieme: info e appuntamenti allo 06-20427961.