Dopo aver maturato diversi anni di esperienza nella formazione del personale e nella ricerca delle migliori soluzioni gestionali e manageriali, il Gruppo La Meridiana ha individuato delle strategie utili per migliorare la comunicazione aziendale.

Alla base del funzionamento di una qualsiasi unità aziendale c’è l’organizzazione ma questa non è sufficiente a garantire il giusto andamento del lavoro, ci dev’essere anche una corretta comunicazione tra ogni singolo elemento che compone la catena produttiva.

Il segreto di un’azienda vincente, dunque, è proprio la comunicazione. L’ottimizzazione delle informazioni permette di condurre il lavoro di tutti i componenti verso un’unica direzione comune, di intervenire tempestivamente per raddrizzare una situazione pericolosa e di pianificare il lavoro in maniera più produttiva. Le informazioni devono essere a doppio senso, ossia devono arrivare nella maniera migliore dall’alto verso il basso e viceversa, senza deviazioni e filtri che inficiano l’efficacia della loro azione.

Il Gruppo Meridiana, consapevole di questo, dedica buona parte del tempo formativo del personale ai vantaggi della corretta comunicazione, facendo leva sulle capacità di creare un gruppo di lavoro affiatato e coeso. Tra i tanti metodi per raggiungere questi obiettivi, ecco quelli più efficaci per iniziare a instaurare le fondamenta di un canale comunicativo efficiente.

• Riunioni aziendali periodiche

Incontrare periodicamente, a cadenze fisse, il personale aziendale è il primo passo per creare un filo diretto tra i vari livelli di una stessa struttura. Dev’essere un appuntamento programmato almeno una volta al mese che deve rientrare nella normale routine lavorativa, in cui ogni collaboratore espone i progressi del suo lavoro e le eventuali criticità. L’ideale sarebbe che fossero presenti tutti i dipendenti ma in caso di aziende con centinaia di lavoratori, è sufficiente che siano presenti i rappresentanti di ogni dipartimento che, preliminarmente, avranno incontrato tutti i componenti del loro gruppo di lavoro per raccogliere le loro impressioni.

Gli incontri aziendali non devono essere visti come riunioni convocate esclusivamente quando si verificano problemi ma come occasioni da cui può nascere qualcosa di produttivo, in cui confrontarsi con i vari livelli per remare tutti verso la stessa direzione in modo coeso.

• Far sentire la propria presenza

È importante anche far sentire la propria presenza amichevole nelle aree del lavoro: è importante che i dipendenti e i collaboratori non percepiscano la figura del manager come un pericolo: non bisogna dare l’impressione di essere lì per controllare ma per supportare, motivare e consigliare. Un collaboratore sotto pressione è un collaboratore che difficilmente riuscirà a comunicare le sue impressioni e difficoltà.

• Incontri extra-lavorativi

Uno dei peggiori ostacoli che si possono incontrare nella realizzazione di un efficace sistema comunicativo sono le barriere che si creano tra i vari livelli. La bravura di un buon manager è proprio quella di abbatterli, di eliminare gli ostacoli che impediscono il corretto fluire delle informazioni. Per questo motivo è importante migliorare i rapporti umani, e di conseguenza quelli lavorativi, con gli incontri extra-lavorativi. Basta anche un aperitivo al venerdì sera, l’importante è che il tutto avvenga lontano dagli spazi di lavoro.

• Apertura di nuovi canali interni

Il Gruppo La Meridiana sconsiglia di accumulare le comunicazioni e le informazioni per essere discusse nella riunione periodica. I livelli più alti dovrebbero favorire la realizzazione di un canale di comunicazione interna quotidiano o, per lo meno, settimanale in modo tale da aggiornare in tempo quasi reale ogni settore sui risultati degli altri. Se un tempo c’erano le bacheche, oggi queste sono superate in favore di una più moderna newsletter oppure di una vera e propria bacheca virtuale. Strumenti come Google Drive, per esempio, possono essere utili per la realizzazione di una bacheca condivisa in cui ogni comparto pubblica il report settimanale a uso e consumo di tutti gli altri. Ovviamente, si tratta di comunicazioni veloci e facilmente comprensibili da tutti, in cui non serve snocciolare numeri e dati ma arrivare dritti al punto del discorso per fornire uno spunto di lavoro agli altri.

Molte aziende moderne, inoltre, sfruttano le potenzialità delle applicazioni di messaggistica istantanea come Whatsapp e Telegram, per avere un canale immediato e sicuro in cui comunicare a tutti un’informazione utile ma anche per rafforzare il dialogo e instaurare nuovi rapporti.

• Comunicazione non verbale

Non sono da sottovalutare le strategie di comunicazione non verbale, ossia i segnali che vengono mandati per essere recepiti come volontà di apertura a un dialogo. Predisporre l’ufficio del manager nello stesso piano di quelli dei suoi collaboratori è uno di questi, perché indica la volontà di lavorare con loro e in mezzo a loro. E se la porta dell’ufficio resta sempre, o quasi, aperta, i collaboratori hanno la percezione di poter entrare in qualunque momento in caso di necessità. Si devono, insomma, eliminare tutte le barriere di classe per creare una comunicazione paritaria e agevole in un senso e nell’altro.

Il Gruppo la Meridiana sa che la chiave del successo non è nella bravura e nella competenza dei singoli ma nella sinergia e nella collaborazione dei gruppi in cui coesistono professionisti di alto livello. Per questo motivo il lavoro di formazione di eccellenza del gruppo si orienta anche verso lo sviluppo delle capacità comunicative e relazionali, per proporre ai clienti personale efficiente e preparato per garantire un servizio di qualità a 360 gradi.