Oggi, in un momento storico di crisi e di difficoltà economico finanziaria per gran parte dei settori del mercato, pianificare il personale diventa una questione imprescindibile e fondamentale. Pianificare bene il personale significa realizzare al meglio il giusto equilibrio tra la mission dell’azienda, gli obiettivi che essa si pone e la disponibilità di dipendenti e collaboratori.

Chi si occuperà di controllare le mail mentre la segretaria del direttore è distesa al sole? Chi intratterrà i rapporti con i sindacati mentre il responsabile delle relazioni sindacali ha un febbrone da cavallo o è in congedo matrimoniale? Cosa fare quando gli ordini a dispetto della crisi sono eccessivi e i propri dipendenti non sono numericamente sufficienti a coprire il carico di lavoro? Questi e molti altri quesiti possono trovare una più o meno facile risposta grazie a un’accurata pianificazione del personale.

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1. Quantificare il proprio fabbisogno

La principale attività legata alla pianificazione delle risorse umane è sicuramente l’individuazione delle dimensioni dell’organico necessario al buon funzionamento dell’azienda. Se immaginiamo l’azienda come un organismo vivente dobbiamo immaginare quante e quali cellule concorreranno a costruire i singoli organi in grado di mettere in moto al meglio delle proprie possibilità questa complessa macchina.

Questo processo deve necessariamente tenere conto in previsione di ogni tipo di movimento del personale (esodi, trasferimenti, possibili congedi per maternità o malattia). L’individuazione del fabbisogno del personale in termini di numeri e di caratteristiche specifiche è alla base dell’azione di recruiting del personale.

2. Pianificare il personale: misure e strumenti

Quali misure scegliere per affrontare la complessa attività di pianificazione del personale? La tradizione dell’economia aziendale ci tramanda differenti misure, adottate a livello internazionale, che possiamo dividere in due macroaeree: le misure che prendono a riferimento la retribuzione del dipendente e le misure che fanno riferimento al numero di ore lavorate.

La più utilizzata a livello internazionale è la FTE, full-time equivalent che misura lo sforzo pianificato per svolgere un’attività abituale o per sviluppare un determinato progetto. Un FTE è l’equivalente di un dipendente che lavora a tempo pieno, cioè per le canoniche otto ore giornaliere, per un anno lavorativo che per convenzione è quantificato in 220 giorni lavorativi. Un dipendente che svolge un partime di 4 ore al giorno, equivale a 0,5 FTE. Un progetto che necessita di nove dipendenti a tempo pieno per cinque mesi ha un fabbisogno di 9 FTE su un periodo di cinque mesi.

3. Perché è importante una buona pianificazione del personale?

Una buona pianificazione del personale diventa indispensabile sotto più punti di vista: creare una squadra con il giusto numero di giocatori e con una proporzionata suddivisione dei compiti e delle responsabilità può condurre facilmente alla vittoria. Un buon processo di pianificazione delle proprie risorse umane, infatti, non diventa solamente una forma di investimento in termini di budget ma anche in termini di soddisfazione del dipendente che si trova a svolgere il proprio lavoro inserito in un contesto equilibrato e armonico.