Mail e riunioni: se dovessimo descrivere le attività principali di un manager moderno, partiremmo senz’altro nel menzionare questi due aspetti. Ma incontrarsi e discutere continuamente di strategie, operatività, aggiornamenti, produttività, gestione del personale e chi più ne ha più ne metta, fa davvero bene all’azienda?

Innanzitutto, è importante fare il punto della situazione sulle condizioni che hanno portato allo sviluppo di questo comportamento.

Il mondo del lavoro, nel terzo millennio, è in continua evoluzione. Nuovi obiettivi e nuovi modelli di business sono all’ordine del giorno. E per le imprese è necessario costruire una nuova organizzazione basata sull’integrazione e sull’efficienza. Da un certo punto di vista, dunque, è necessario incontrarsi per sviluppare la cosiddetta “politica del feedback” e capire se ci si sta muovendo tutti insieme, verso la stessa direzione. Tuttavia, sembrerebbe proprio che in molti casi si esageri, sfociando in una vera e propria patologia.

Lavoro in azienda: come organizzare e gestire riunioni efficaci?

Per evitare di ottenere un effetto negativo dalle riunioni, ovvero perdite di tempo e stress, è necessario gestire questo importante momento di vita in azienda nel modo più coerente possibile.

La riunione va innanzitutto concepita come uno strumento di gestione che deve essere utile e proficuo.

Esistono diversi tipi di meeting:

• meeting decisionale
• meeting analitico
• meeting di coordinamento
• meeting informativo
• meeting motivazionale

Il primo passo è dunque quello di individuare il tipo di riunione che si vuole organizzare e, soprattutto, il perché dell’incontro.

Una riunione andrebbe convocata solo ed esclusivamente per le seguenti necessità:

• risolvere problematiche urgenti
• prendere decisioni importanti
• definire e ottimizzare piani strategici
• cercare e avere chiarimenti e informazioni
• migliorare i rapporti all’interno del team
• negoziare
• fare il punto della situazione

Una riunione ben organizzata viene convocata ad un orario appropriato e ha una durata prestabilita. Contenere i tempi di discussione è possibile arrivando alla riunione preparati.

Meeting aziendali: le fasi della riunione perfetta

1. Nella prima fase si decide se una riunione è necessaria. Dopodiché, si definisce un piano di lavoro improntato sullo scopo e sugli obiettivi del meeting.
2. Nella seconda fase si definiscono nel dettaglio gli argomenti di discussione e le persone coinvolte.
3. La terza fase prevede la convocazione. Tutte le persone coinvolte dovrebbero essere invitate a partecipare con largo anticipo e messe a conoscenza delle ragioni e degli argomenti del meeting.
4. La quarta fase, strettamente collegata alla precedente, prevede che tutti giungano alla riunione preparando il proprio intervento.
5. Nella quinta fase, il meeting ha inizio. L’organizzatore andrà ad introdurre in modo chiaro e sintetico tutti gli argomenti, rispettando le tempistiche previste.
6. Nella sesta fase si concede a tutti i partecipanti di esprimere la propria opinione. E’ una fase importante soprattutto per accertarsi che tutti abbiano compreso gli obiettivi del meeting.
7. Nella settima fase si espone il piano d’azione per raggiungere i suddetti obiettivi. Molte delle riunioni moderne non contemplano la fase dell’azione e le parole rimangono dunque vane. E invece è proprio a questo punto che occorre definire: chi – fa – che cosa – entro quando.
8. Ottava fase, spesso sottovalutata, è quella della realizzazione del verbale. Tutte le decisioni prese devono essere trascritte e successivamente distribuite a tutti i partecipanti e, se necessario, anche a tutti gli altri membri dell’azienda.
9. Nella nona e ultima fase, in base a quanto definito con il piano di azione, si stabilisce la data di un futuro incontro, per valutare l’effettiva realizzazione e l’efficacia delle strategie appena adottate.

Perché troppe riunioni fanno male al business?

Compreso come e perché dovrebbe essere organizzato un meeting, quali sono le motivazioni scatenanti della cosiddetta patologia della “riunionite”?

• Molti manager non sanno prendere una decisione o non vogliono assumersi delle responsabilità, e quindi convocano una riunione sperando che altri lo facciano per lui.
• Alcuni leader non riescono ad affermare la propria autorevolezza tramite il lavoro svolto e dunque utilizzano le riunioni per ricordare a tutti chi è il capo.
• Molti manager, presi dalla sindrome del coinvolgimento, utilizzano le riunioni per trasmettere che tutti vengono presi in considerazione dall’impresa.

E’ un circolo vizioso che si autoalimenta. Ciò che abbiamo imparato nella nostra lunga esperienza a contatto con numerose e diverse realtà aziendali, è che un business funziona solo quando è ben organizzato. Se la tua impresa sta diventando ingestibile, non convocare una riunione, chiamaci!