Se state seriamente pensando di esternalizzare una o più attività della vostra azienda, troverete utile conoscere la serie di passaggi che avviene collaborando con un fornitore esterno. Il ciclo di vita di un progetto in outsourcing si compone essenzialmente di sei fasi, ciascuna con i propri obiettivi, processi e compiti chiave. Saltare le attività o sbagliarle può causare problemi costosi e dispendiosi anche in termini di tempo nelle fasi successive.

Le Fasi dell’esternalizzazione

Vediamo subito quali sono gli step da compiere per costruire una partnership outsourcing forte.

1 Strategia

La decisione di esternalizzare viene suggerita, rivista e valutata. Potrebbe essere parte di una strategia più ampia per spostare l’azienda verso un nuovo modello di business e concentrarsi sulle competenze chiave. Può essere presa una decisione di esternalizzare una particolare funzione, operazione, programma o progetto. In genere, la strategia viene sviluppata a diversi livelli valutando tutte le condizioni dell’azienda.

2 Selezione

Questa fase critica riguarda la definizione del lavoro da esternalizzare, nonché l’approvvigionamento dei fornitori tramite un processo di richiesta di informazioni e/o richiesta di proposta, e infine la selezione dei fornitori più adatti. Ci sono tre processi principali nella fase di selezione:

• Definire il lavoro
• Approvvigionamento dei fornitori
• Selezione del fornitore o dei fornitori.

3 Negoziazione

Questa fase è composta da due processi principali:

• Negoziare i contratti e gli accordi
• Firma del contratto definitivo.

Spesso questa fase viene completata dopo l’inizio della fase di implementazione, in quanto sia l’azienda che il fornitore possono avere processi di revisione legale estesi. Un memorandum o una lettera d’intesa può essere messo in atto fino alla firma del contratto definitivo.

4 Attuazione

Questa fase prevede l’avvio delle attività con l’attuazione della convenzione esternalizzata, nonché la definizione delle funzioni amministrative necessarie alla sua gestione e l’avvio formale. I quattro principali processi nella fase di implementazione sono:

• Pianificazione della transizione
• Coinvolgimento del fornitore
• Preparazione dei budget e delle previsioni dettagliate
• Avvio del programma.

5 Gestione

La fase di gestione comprende tutte le attività in corso necessarie per gestire il progetto e raggiungere con successo i risultati contrattuali. Ciascuno dei sei processi principali elencati di seguito continua per tutta la durata del progetto:

• Esecuzione di tutta la supervisione finanziaria del progetto.
• Monitoraggio delle prestazioni del progetto e del fornitore.
• Gestione della partnership o del rapporto con il fornitore.
• Integrare l’erogazione del servizio.
• Negoziare le modifiche al progetto.
• Supervisionare la transizione dei fornitori (sia pianificata che imprevista).

6 Completamento

La fase finale copre tutte le attività di completamento e chiusura del progetto. I due processi principali nella fase di completamento sono:

• Completamento del contratto
• Chiusura del progetto.

La gestione di una partnership in outsourcing

A seconda delle dimensioni del progetto di outsourcing, il manager responsabile della consegna e dell’integrazione del progetto può essere responsabile di tutti i processi o solo di alcuni di essi. Nella gestione dell’outsourcing possiamo parlare di fattori orizzontali e verticali.

Un responsabile del processo orizzontale è spesso coinvolto nella decisione di esternalizzare, ed è quindi responsabile della definizione del lavoro, della selezione e del coinvolgimento del fornitore e della gestione della consegna e del completamento del progetto. Questo manager normalmente gestisce tutte le negoziazioni quotidiane.

Con progetti o programmi più grandi, in particolare quelli su scala globale, c’è spesso una decisione presa a livelli senior. Viene nominato un team di negoziazione per elaborare gli accordi complessi, di solito sotto stretta riservatezza, fino a quando l’accordo non viene finalizzato e annunciato.

Spetta poi al responsabile della componente verticale implementare e gestire il programma in corso. Parte di questo ruolo è l’interpretazione dell’accordo e l’identificazione delle aree non coperte dall’accordo.

Conclusioni

Comprendere l’intero ciclo di vita dell’outsourcing e ciascuna delle sue fasi aiuterà sia le aziende che intraprendono l’outsourcing per la prima volta, sia i manager che devono determinare i propri ruoli e responsabilità nel contesto degli specifici programmi di outsourcing.

Come potete notare, all’azienda rimane un forte controllo sulle proprie attività:

L’outsourcing non sostituisce, supporta!

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