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Communication audit che cos’è e quando usarlo?

La comunicazione all’interno e all’esterno dell’impresa è di fondamentale importanza per le attività delle aziende. Si sente parlare spesso di Communication Audit, vi spieghiamo oggi cos’è e come utilizzarlo.
L’acronimo inglese LCA sta per Language Communication Audit, una locuzione che potremmo provare a tradurre in italiano con revisione linguistica della comunicazione. Consiste in una procedura di revisione che ciascuna azienda può richiedere allo scopo di individuare le barriere linguistiche e interculturali che sono d’ostacolo alle proprie attività commerciali all’estero. O barriere interne soprattutto in ambienti di lavoro internazionali.

Communication Audit: la procedura

La procedura si articola in cinque fasi diverse, l’ultima a discrezione dell’azienda:

  1. L’azienda invia un questionario pre-consulenza contenente le informazioni essenziali sul proprio settore commerciale, in seguito sarà contattata da un consulente che condurrà una visita di studio presso l’azienda.
  2. Il consulente visita l’azienda e svolge la sua revisione.
  3. Il consulente stila un rapporto elencando le cause alla base dei problemi comunicativi dell’azienda ed ipotizzando possibili soluzioni.
  4. L’azienda risponde a un questionario post-consulenza, dando il proprio feedback sull’operato del consulente, il meccanismo della procedura ed il rapporto finale.
  5. L’azienda implementa i cambiamenti suggeriti.

Le aziende che si sono sottoposte alla procedura e hanno applicato le modifiche suggerite alle loro strategie comunicative, hanno visto aumentare considerevolmente il loro giro d’affari migliorando in efficienza, sviluppando le relazioni con i loro clienti abituali e/o iniziando ad esportare verso altri Paesi.

Questa è la definizione e l’utilizzo che generalmente caratterizza il Communication Audit in un’azienda. Il Gruppo La Meridiana, studiando più da vicino questo strumento ha potuto ritenere opportuno l’utilizzo di controlli della comunicazione anche per quanto riguarda le attività interne dell’azienda. Soprattutto per quanto riguarda luoghi di lavoro internazionali nei quali lavorano dipendenti provenienti da diverse nazioni l’utilizzo del Communication Audit può servire a risolvere tutti quei problemi ed ostacoli legati alle differenze linguistiche.

Ma non solo questo, spesso nelle aziende ci si ritrova in periodi in cui la comunicazione tra i propri dipendenti e o dipartimenti cede, portando a raggiungere obiettivi all’ultimo minuto o in ritardo o addirittura impedendo il raggiumento degli stessi. Alle volte il problema è semplicemente legato alla comunicazione. Quando è giusto comunicare e cosa? E in quale modo?

Attraverso l’utilizzo di membri esterni che eseguono le operazioni di communication audit è possibile capire chiaramente la comunicazione tra i membri, le diverse preferenze di partecipazione ed infine determinare il miglior utilizzo delle risorse per raggiungere gli scopi, la missione e la visione stessa dell’organizzazione.

Non sempre, soprattutto nelle aziende più piccole o nel caso in cui non ci sia un adeguato budget è possibile ricorrere a metodologie interne di Communication Audit senza dover rivolgersi ad esterni. Attraverso lo studio delle proprie tecniche interne di comunicazione è possibile infatti raggiungere risultati interessanti. Conoscere come i membri della propria organizzazione comunicano tra di loro e con gli altri rende possibile l’individuazione di ostacoli, problemi e infine si può decidere se implementare dei cambiamenti destinati al miglioramento del rendimento dei membri e dell’azienda in generale.

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